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個人情報取り扱いについて

酪農学園大学・酪農学園大学短期大学部個人情報の保護に関する規程
制 定 平成17年4月1日

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づき、酪農学園大学及び酪農学園大学短期大学部(以下「本学」という。)が保有する個人情報の取扱いに関し、その収集、保管、利用について必要な事項を定め、本学の責務を明確にするとともに、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
(定義)
第2条 個人情報とは、次の各号のいずれかに該当する者に関する情報であって、特定の個人が識別され又は識別され得るもののうち、本学が業務上取得又は作成したすべての情報をいう。
(1) 本学に在籍又は在籍していた学生等及び保証人等
(2) 本学に在職又は在職していた教職員
(3) その他前二号に準ずる者
2 前項に規定する個人情報のうち、当該個人に帰属する情報のほか、当該個人に付与された番号、記号、その他の符号、画像若しくは音声等により当該個人を識別できる又は当該情報のみでは識別できないが、他の情報と照合することによって識別できるものを含むものとする。
3 第1項に規定する個人情報のうち、紙に記入若しくは印刷された情報のほか、コンピュータ、光学式処理装置等により処理又は保存されているものを含むものとする。
4 保護の対象とする個人情報の項目については、別に定めるものとする。
(責務)
第3条 本学は、個人情報の収集、保管又は利用にあたり、個人の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 個人情報を提供する者への周知及び公開
(2) 本学の教職員に対する規程並びに規則の遵守の徹底
(3) 本学に在籍する学生等に対する個人情報にかかる教育並びに指導
(4) その他、本学が必要と認めた措置
2 本学の教職員及び学生等である者は、在籍中に知り得た個人情報を収集目的以外に流用、第三者に漏えい又は流失してはならない。
3 本学の教職員及び学生等であった者は、過去の在籍中に知り得た個人情報を第三者に漏えい又は流失してはならない。

第2章 個人情報保護委員会の設置

(個人情報保護委員会の設置)
第4条 本学は、本規程の目的を達成するため、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会の規程については、別に定める。

第3章 個人情報管理者の設置

(個人情報管理者の設置)
第5条 本学は、本規程の目的を達成するため、個人情報管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 管理者は、学部長、研究科長、各部長、図書館長、エクステンションセンター所長、教職センター長、農場長、家畜病院長をもってあてる。
3 管理者は、所管する業務の範囲における個人情報の収集、保管及び管理並びに個人情報提供者本人からの開示、訂正又は削除の請求に関し、本規程の定めに基づいて適切に処理しなければならない。
4 管理者は、個人情報の取り扱いに関し、個人情報保護委員会の助言、指導又は勧告があったときは、速やかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

第4章 個人情報の収集、利用及び提供

(収集の制限及び方法)
第6条 個人情報は、本学の教育研究及び業務に必要な範囲に限定して収集するものとする。
2 個人情報は、本人から適正かつ公正な手段によって収集されなければならない。ただし、次の各号の一に該当するときは、本人以外から収集することができる。
(1) 本人の同意があるとき
(2) 法令の規定に基づくとき
(3) 出版、報道等により公にされているとき
(4) 個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(5) その他、個人情報保護委員会又は管理者が本人以外から収集することに相当の理由があると認めたとき
3 本人からの個人情報の収集にあたっては、本学が定める学則及び規則等で規定するものを除き、原則として次の事項について明らかにし、本人の同意を得なければならない。
(1) 収集の目的
(2) 用途
4 個人情報の収集は、思想・信条及び宗教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項を調査することを目的として行ってはならない。ただし、次に掲げる各号の一に該当するときは、その限りではない。
(1) 当該情報を収集することについて、本人の明示的な同意があるとき
(2) 法令の規定に基づくとき
(3) 出版・報道等により公にされているとき
(4) 個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(本人の同意の方法)
第7条 本人の同意の方法については、次の各号に掲げるものとする。
(1) 個人情報を記載する所定の紙媒体又は電子媒体の様式に、第6条第3項に掲げる事項を明記した上で本人が個人情報を提供した場合は、同意したものとする。
(2) インターネットを経由して学園ホームページ等から個人情報を収集する場合は、第6条第3項に掲げる事項を明記した上で本人が個人情報を提供した場合は、同意したものとする。
(3) 本人の同意の方法については、前二号の規定を原則とするが、本人の意思により、前二号の規定によらず口頭及び電話等での情報提供がなされた場合は本人が同意したものとみなす。
(本人の同意の適用除外)
第8条 第6条第3項の規定にかかわらず、次に掲げる各号に該当する場合は、本人の同意を要しないものとする。
(1) 本学に在籍する学生等にあっては、学則及び規則等に規定されるもののほか、教育研
究上又は在籍する学校から便宜又は利益を得るために必要な手続き等のために提供する個人情報
(2) 教職員が学生等に対する教育的活動を遂行するために本人から収集し、本人の利益を不当に侵害しないと認められる個人情報
(利用及び提供の制限)
第9条 個人情報を収集した目的以外のために利用してはならない。
2 個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで、第三者に情報提供してはならない。
3 本人の求めに応じて、第三者提供を停止することとし、その旨その他一定の事項をあらかじめ通知等しているときは、本人の同意を得ずに第三者提供することができる。

第5章 個人情報の管理等

(適正管理)
第10条 管理者は、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
(1) 紛失、き損、破壊その他の事故の防止
(2) 改ざん及び漏えいの防止
(3) 個人情報の正確性及び最新性の維持
(4) 不要となった個人情報の廃棄又は消去
(学外への持出し制限)
第11条 個人情報は、原則として学外へ持出してはならない。ただし、個人情報を使用する業務を学外に委託するときは、この限りでない。
2 前項の業務委託を行う場合、管理者は、委託業者との間で個人情報の保護に関する覚書を締結しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、教員が授業運営にかかる資料、試験答案、論文、レポート、その他の授業運営に必要な資料で、教員が正当な教育活動の遂行に必要な場合は、学外持出し制限の適用除外とすることができる。
4 前項の場合、教員を当該個人情報にかかる個人情報管理者とみなし、前二条に規定する責務を負わなければならない。ただし、次条の規定は適用しない。
(収集の届出)
第12条 本学の業務遂行上、新たに個人情報を収集するときは、管理者は、あらかじめ次に掲げる事項を委員会に届出て(様式第1号)承認を得なければならない。
(1) 名称
(2) 利用目的
(3) 収集の対象者
(4) 収集方法
(5) 記録項目
(6) 記録の形態
(7) その他、委員会が必要と認めた事項
2 前項の規定に基づき届出た事項を変更又は廃止するときは、管理者はあらかじめこれを委員会に届出て(様式第1号)承認を得なければならない。

第6章 個人情報の開示

(個人情報の開示)
第13条 本人は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
2 前項に規定する請求は、本人であることを明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記し
た文書(様式第2号)を管理者宛に提出するものとする。
3 開示の請求があったときは、管理者はこれを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、開示しないことが明らかに正当であると認められるときは、その個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
4 個人情報の全部又は一部を開示しないときは、管理者は、その理由を文書(様式第3号)により本人に通知しなければならない。
(個人情報の開示制限)
第14条 個人情報が次に掲げる各号に該当する場合は、本人に対して個人情報を開示しないものとする。
(1) 法令等の定めるところにより、本人に開示することができないと認められるとき
(2) 本人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する個人情報であって、開示することにより、教育研究又は事務の適正な運営に支障が生じる恐れがあるとき
(3) 捜査、取り締まり、調査、争訟等に関する個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生じる恐れがあるとき
(4) 開示することにより、第三者の権利利益を侵害する恐れがあるとき
(5) その他、個人情報保護委員会で開示が適当でないと判断したとき
(個人情報の訂正又は削除)
第15条 本人は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、第13条第2項に規定する手続きに準じて、管理者に対し、その訂正又は削除を請求(様式第2号)することができる。
2 管理者は、前項の規定による請求を受けたときは、速やかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

第7章 不服の申立て

(不服の申立て)
第16条 第13条及び前条に規定する自己に関する個人情報の開示及び訂正又は削除の請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、委員会に対し、不服の申立て(様式第4号)を行うことができる。ただし、不服申立て事項が内容同一の場合、再度の申立てはできない。
2 委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、速やかに審議、決定し、その結果を文書(様式第5号)により、本人に通知しなければならない。
3 委員会は、必要があると認めたときは、本人又は管理者に対し、意見の聴取を行うことができる。

第8章 雑則

(雑則)
第17条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護に関して必要な事項は、別に定める。
(規程の改廃)
第18条 この規程の改廃は、協議会で協議のうえ教授会の議を経て、学長が決定する。
附 則
この規程は、平成17年(2005年)4月1日から施行する。

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